S.g. Leser!
In diesem Thread sollen vor allem Fragen bzgl. der spezifischen Umsetzung von ebInterface-Rechnungen bei der Übermittlung an den Bund und die andere öffentliche Verwaltung behandelt werden.
Wie die meisten von Ihnen ja schon wissen, müssen Rechnungen an den Bund seit 1.1.2014 strukturiert elektronisch gelegt werden. Das bedeutet, das z.B. PDF-Rechnungen nicht erlaubt sind, da sie nicht strukturiert sind.
Die Website, auf der die e-Rechnungen eingeliefert werden müssen ist http://www.e-rechnung.gv.at/ - kurz E-RECHNUNG.GV.AT - damit sie die Möglichkeit haben dort effektiv etwas einzuliefern, müssen sie aber über das Unternehmensserviceportal (USP) einsteigen. Alternativ zum USP-Ansatz kann auch über die PEPPOL-Infrastruktur eingeliefert werden. Allerdings unterstützt PEPPOL nur UBL-Rechnungen, und keine ebInterface-Rechnungen, weshalb das hier wohl auch keine große Rolle spielen wird.
Unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=einvoice_info_fedgov_paper finden Sie eine Liste von Anwendungsfällen, auf die die e-Rechnung NICHT anzuwenden ist.
Zur Unterscheidung was Bund ist, und was nicht, befindet sich auf der Seite http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=einvoice_recipients eine Liste der zahlenden Bundesdienststellen sowie eine Liste aller definitiven Nicht-Bundesdienststellen. Alle darin enthaltenen Entitäten "sind Bund". Nicht zum Bund gehören u.a. Länder, Städte, Gemeinden, ÖBB, ASFINAG etc., d.h. diese können über E-RECHNUNG.GV.AT derzeit keine e-Rechnungen empfangen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass in absehbarer Zeit auch an einige ausgewählte Nicht-Bundes-Entitäten e-Rechnungen über E-RECHNUNG.GV.AT eingebracht werden können. Der Bund besteht aus folgenden Entitäten: Bundesgesetzgebung, Präsidentschaftskanzlei, Rechnungshof, VFGH, VWGH, Volksanwaltschaft, Bundesministerien und Nachgeordnete.
In E-RECHNUNG.GV.AT können spezielle ebInterface 3.0, 3.0.2, 4.0 und 4.1 Dokumente eingeliefert werden. Die Unterschiede zum Standard-ebInterface finden sie unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=tec_formats_ebinterface
Wenn Sie bereits eine ebInterface-Datei haben, und diese auf Gültigkeit testen wollen, dann können Sie das unter http://test.e-rechnung.gv.at/go/test_upload machen. Jede dort hochgeladene Rechnung wird technisch überprüft, aber nicht eingebracht. Auf der Seite http://www.e-rechnung.gv.at/go/tec_download befinden sich auch die adaptierten XML-Schema Dateien, die für E-RECHNUNG.GV.AT zu verwenden sind - alle Änderungen zum herkömmlichen ebInterface sind mit [CHANGE] im Text markiert. Einige der aufgezählten Änderungen konnten in diesen modifizierten Schemas bereits berücksichtigt werden, wenn auch nicht alle. Für die Zukunft ist geplant, auch noch spezielle Schematron-Dateien zur Verfügung zu stellen, die die weiteren Bedingungen abprüfen. Wichtig: auf der E-RECHNUNG.GV.AT-Seite wird nur das Hauptschema angeboten. Weitere referenzierte Schemas sind aus den Paketen unter https://www.wko.at/Content.Node/A…gsstandard.html zu entnehmen!
E-Rechnungen an den Bund können, müssen aber nicht, elektronisch signiert sein. Die Signatur auf eingebrachten Dokumente wird vom Bund nicht geprüft! E-Rechnungen müssen nicht signiert sein, da es sich beim USP um einen gesicherten Zugang mit Identitätsnachweis handelt.
Als Grundvoraussetzung um eine Rechnung an den Bund zu legen brauchen sie folgende spezifische Daten aus der Bestellung:
- Die Auftragsreferenz, die unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=einvoice…fedgov_orderref ausführlich erklärt ist und ins Feld /Invoice/InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID eingetragen werden muss.
- Die Kreditorennummer, d.h. die Nummer ihres Unternehmens beim Bund. Diese muss ins Feld /Invoice/Biller/InvoiceRecipientsBillerID Feld eingetragen werden. Wenn Sie BBG-Lieferant sind, können Sie für alle Dienststellen ihre globale "ES00000000" Lieferantennummer verwenden, und müssen nicht für jede Dienststelle eine eigene Nummer erfragen. Weitere Infos unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=einvoice…dgov_supplierid
- Falls es sich bei der Auftragsreferenz um eine Bestellnummer handelt (10-stellig numerisch), dann müssen auch die Bestellpositionsnummern pro Rechnungszeile in das Feld /Invoice/Details/ItemList/ListLineItem/InvoiceRecipientsOrderReference/OrderPositionNumber eingetragen werden.
Zusätzlich zu den herkömmlichen Einlieferungsarten Formular und Upload steht auch ein Webservice zur Verfügung. Die Details befinden sich unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=tec_delivery_ws . Zur Verwendung des Webservices muss ebenfalls ein USP-Zugang vorhanden sein! Details zum Anlegen eines Webservice Zugangs zu E-RECHNUNG.GV.AT im USP finden Sie im Leitfaden für die Wirtschaft, der unter http://www.e-rechnung.gv.at/go/leitfaden als PDF bereit steht.
Auf allen Kanälen (Upload, Formular, Webservice und PEPPOL) ist es möglich Beilagen zur Rechnung mitzusenden. In manchen spezifischen Fällen ist es notwendig (z.B. Leistungsnachweis) Beilagen zu versenden, doch sollte das immer mit Bedacht getan werden. Als unterstützte Dateiformate stehen PDF, Excel, PNG und XML zur Verfügung. Diese werden sowohl auf die Dateinamenserweiterung als auch auf den Inhalt überprüft. Beilagen in anderen Formaten werden nicht akzeptiert und führen zur direkten Ablehnung der Rechnung. Details unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=einvoice_channel_attachments .
Und zum Schluss noch eine kurze Information zum Verständnis des Ablaufs: alle eingehenden Dokumente werden in ein Bundes-internes Zwischenformat konvertiert (AustroFIX). Anschließend erfolgt eine technische Prüfung. Sollten bei dieser technischen Prüfung Fehler auftreten, so wird die Einbringung sofort abgebrochen und eine entsprechende Fehlermeldung - je nach verwendete, Kanal - synchron übermittelt. Im Falle einer erfolgreichen technischen Prüfung wird das Dokument zur inhaltlichen Prüfung weitergeleitet. Sollten dort Fehler auftreten, werden Sie per E-Mail oder Webservice-Callback darüber informiert. Erst wenn beide Prüfungen erfolgreich waren, gilt die Rechnung als eingebracht. Anschließend wir die Rechnung von einem Sachbearbeiter überprüft. Details finden Sie unter http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=einvoice_confirmation
Hinweis zu GLN-Nummern: es gibt immer wieder das Gerücht, dass man für die Einlieferung an den Bund GLN-Nummern benötigt: das stimmt NICHT. Wir brauchen keine GLN-Nummern! Sie können übermittelt werden, interessieren uns aber derzeit nicht! Wenn Sie aber übermittelt werden, dann werden die Prüfziffern auch berechnet, d.h. eine Rechnung wird abgewiesen, wenn die GLN ungültig ist!
Um Gutschriften einzubringen, muss im Wurzelelement das Attribut "DocumentType" auf den Wert "CreditMemo" gesetzt sein. Die Beträgen müssen im Dokument positiv sein! Siehe auch http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=tec_formats_creditnote
Update 2.7.2013: Negative Beträge auf Gesamtebene (TotalGrossAmount) sind nicht zulässig, außer bei ebInterface 4.1 (http://www.e-rechnung.gv.at/erb?p=tec_formats_creditnote)
Update 12.8.2013: Es ist möglich auch Rechnungen mit einzelnen negativen Beträgen einzubringen. Der Gesamtbetrag (TotalGrossAmount) muss jedoch immer positiv bleiben. Um eine einzelne negative Position einzubringen, müssen die Beträge negativ erfasst werden, während die Menge positiv bleiben muss.
Update 3.10.2013: kleinere Textanpassungen und Ergänzungen
Update 19.12.2013: ebInterface 4.1 und ein paar Links hinzugefügt. Statement zu den GLN-Nummern hinzugefügt. Hinweis auf Nicht e-Rechungs relevante Gebarungsfälle hinzugefügt.
Update 19.3.2014: Kleiner textuelle Adaptionen im Bereich Bundesdienststellenliste, ebInterface Schemas und GLN.
Update 22.8.2014: Adaptierung von ER>B auf E-RECHNUNG.GV.AT + Link Updates. Außerdem wurden uralte durchgestrichene Dinge entfernt.
vg P. Helger